Qu'est-ce qu'une clé d'admissibilité ?
La clé d'admissibilité est la donnée utilisée par Wellhub pour vérifier qu'un employé a droit à l'avantage par l'entremise de votre entreprise.
Que peut-on utiliser comme clé ?
La clé d'admissibilité n'est pas la même pour toutes les entreprises ; elle dépend de la configuration choisie par votre organisation lors de l'adhésion. Elle doit correspondre à l'un des éléments suivants :
ID de l'employé (au moins 8 caractères) + NAS (Numéro d'assurance sociale)
ID de l'entreprise (ID de l'employé) (au moins 8 caractères)
ID de l'employé (au moins 8 caractères) + Prénom (concaténation)
Courriel professionnel
Note : Une fois le type de clé défini, il ne peut plus être modifié via le portail. Veuillez contacter directement notre équipe de soutien pour modifier la catégorie.
Comment mettre à jour une clé d'admissibilité ?
Pour vous assurer que les données de l'employé sont exactes et qu'il peut accéder à l'avantage, suivez ces étapes dans le portail administratif :
Accéder au portail : Connectez-vous à la page Wellhub pour Entreprises.
Localiser l'employé : Allez dans l'onglet Employés.
Ouvrir le profil : Trouvez l'employé souhaité et cliquez sur la flèche à côté de son nom pour afficher les informations.
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Modifier les informations d'admissibilité :
Allez dans la section Détails.
Cliquez sur l'icône de crayon pour activer la modification.
Dans cette zone, vous pouvez mettre à jour le champ défini comme clé d'admissibilité utilisé lors de l'inscription à Wellhub.
Enregistrer les modifications : Assurez-vous d'enregistrer avant de quitter pour que le système Wellhub traite la mise à jour.
Mises à jour massives (En lot)
Les administrateurs peuvent mettre à jour les clés d'admissibilité en lot via le téléchargement d'un fichier en utilisant l'option « Ajuster les valeurs des clés d'admissibilité ».
Attention : Cette procédure est destinée exclusivement à la modification des valeurs au sein des clés existantes. Si l'option « Ajuster les valeurs des clés d'admissibilité » n'est pas visible, veuillez contacter notre équipe de soutien pour activer cette fonctionnalité.
Accéder au portail : Connectez-vous à la page Wellhub pour Entreprises.
Naviguer vers Employés : Cliquez sur l'onglet Employés dans le menu principal.
Démarrer la mise à jour : Dans le coin supérieur droit, cliquez sur le bouton Mettre à jour les employés.
Sélectionner le flux de travail : Cliquez sur l'option Ajuster les valeurs des clés d'admissibilité.
Confirmer l'opération : Un écran explicatif sur le processus apparaîtra. Cochez la case pour confirmer que vous comprenez que cette action affectera plusieurs employés simultanément et cliquez sur Commencer.
Que faire si un employé est supprimé par erreur ?
Si un employé est retiré par mégarde, les RH doivent d'abord le réintégrer à la liste d'admissibilité (via le portail ou un fichier de téléchargement massif) dans un délai de 30 jours. Par la suite, l'employé devra réactiver son lien dans l'application en suivant ces étapes :
Appuyez sur l'icône Profil dans l'application Wellhub.
Cliquez sur l'icône d'engrenage dans le coin supérieur.
Sélectionnez l'option « Compte ».
Choisissez « Fournisseur Wellhub » et recherchez/sélectionnez le nom de votre entreprise pour rétablir l'avantage.
Veuillez noter que pour qu'un employé puisse réactiver son profil, certaines conditions doivent être remplies, comme avoir un forfait actif et ne pas inclure de membres de la famille. Si l'employé ne peut pas réactiver son profil, il devra s'inscrire à nouveau. Toutes les informations sont disponibles dans cet article du Centre d'aide.