Inviter vos employés est la première étape pour bâtir une culture de bien-être. Les outils de ce guide sont conçus pour rendre le processus d'inscription aussi simple que possible pour votre équipe, ce qui est le meilleur moyen d'augmenter l'adoption et l'engagement avec l'avantage Wellhub.
Remarque importante
Vous devez avoir les permissions d'Administrateur ou d'Opérations pour accéder à ces fonctionnalités.
Comprendre les types d'invitation
Vous pouvez choisir le niveau d'automatisation qui correspond le mieux à votre stratégie :
- Smart Invites (Recommandé) : Invite automatiquement les nouveaux employés admissibles et réinvite les membres non abonnés tous les 60 jours.
- Basic Invites : Envoie uniquement un courriel aux nouveaux employés admissibles lorsqu'ils sont ajoutés.
- Désactiver les invitations : Désactive toutes les invitations automatiques par courriel.
Comment gérer vos paramètres d'invitation
💡 Si vous gérez un groupe d'entreprises, veuillez noter que les paramètres sont gérés individuellement pour chaque entreprise. Il n'y a pas de paramètre unique pour l'ensemble du groupe. D'abord, sélectionnez l'entreprise spécifique que vous souhaitez gérer dans le menu déroulant en haut de la page.
Vous pouvez configurer vos invitations à deux endroits :
Depuis le menu principal Paramètres
- Connectez-vous au portail Wellhub pour les entreprises.
- Dans le menu principal, allez dans Paramètres > Communication.
- Sous Inviter vos employés, vous pouvez choisir votre paramètre préféré, personnaliser le nom de l'expéditeur et prévisualiser le courriel.
Pendant le processus de mise à jour de la liste d'employés
- Commencez le processus de téléversement ou de mise à jour de votre liste d'employés.
- Passez à l'étape finale de Révision.
- Ici, vous pouvez examiner et modifier les paramètres d'invitation pour l'entreprise que vous mettez à jour.
Autres outils d'invitation
Un « Kick-off » est un courriel unique envoyé à l'ensemble de votre liste d'employés admissibles à une date et une heure que vous choisissez. C'est le moyen idéal pour aligner votre lancement Wellhub avec votre plan de communication interne.
⚠️ Cette fonctionnalité n'est disponible que si votre compte est configuré sur Smart Invites.
Comment programmer votre Kick-off depuis le menu Paramètres :
- Connectez-vous au portail Wellhub pour les entreprises.
- Dans le menu principal, allez dans Paramètres > Communication.
- Sous Inviter vos employés, cliquez sur Kick Off Invites.
- Dans la fenêtre contextuelle, choisissez quand vous voulez que le courriel soit envoyé. Vous pouvez sélectionner notre heure recommandée (notre plage horaire offrant le meilleur engagement) ou une date et une heure personnalisées qui correspondent à votre lancement.
- Cliquez sur Confirmer.
L'heure que vous avez choisie s'affichera en guise de confirmation. Vous pouvez cliquer sur Modifier pour ajuster l'heure ou sur Annuler le Kick-off à tout moment avant son envoi.
💡 Vous pouvez également programmer un Kick-off lorsque vous mettez à jour votre liste d'employés. L'option apparaîtra à l'étape finale de Révision du processus de téléversement des employés.
Ces outils fournissent un lien unique qui amène les employés directement à la page d'inscription de votre entreprise. Vous pouvez les trouver sur votre Page d'accueil ou sous Paramètres Communication.
Si vous préférez contrôler exactement qui reçoit un courriel et quand :
- Allez dans le menu Employés.
- Sélectionnez le ou les employés spécifiques que vous souhaitez inviter dans la liste.
- Cliquez sur le bouton Envoyer l'invitation.
Dépannage des courriels manquants
Une adresse courriel est requise pour envoyer une invitation. Si le statut d'un employé indique « Courriel manquant », vous devez mettre à jour son profil avec une adresse valide avant de pouvoir l'inviter. Découvrez comment mettre à jour votre liste d'employés.