Mantener tu lista de empleados actualizada garantiza una facturación precisa y que solo las personas elegibles tengan acceso a los beneficios. Si tienes el rol de Administrador u Operaciones, puedes añadir, eliminar o reemplazar empleados a través del portal Wellhub para Empresas.
Prácticas recomendadas
Para evitar cargos indebidos, te recomendamos actualizar tu lista con regularidad.
- Añadir empleados: Activa un correo de invitación automático. Aprende a gestionar la configuración de tus invitaciones.
- Eliminar empleados: Revoca inmediatamente el beneficio de empresa para esa persona.
Elige tu método de actualización
Puedes añadir empleados mediante una subida masiva con hoja de cálculo o de forma individual.
Opción A: Importar desde una hoja de cálculo (Recomendado para añadir varias personas)
- Ve a Empleados Actualizar empleados.
- Selecciona Importar desde una hoja de cálculo. (Si tienes varias empresas, selecciona la específica).
- Elige Añadir empleados.
- Descarga la plantilla de la hoja de cálculo, rellénala con los datos de las nuevas incorporaciones y sube el archivo.
- Revisa el recuento final y haz clic en Confirmar e importar.
Opción B: Añadir de uno en uno
- Ve a Empleados Actualizar empleados.
- Selecciona Añadir de uno en uno.
- Rellena la información de la persona y confirma.
Nota para clientes de Wellhub+
Si tu empresa subvenciona planes para grupos específicos (Wellhub+), no puedes usar el método "Añadir de uno en uno". Debes añadir a los empleados mediante la opción Importar desde una hoja de cálculo.
Eliminar a una persona de la plantilla revoca inmediatamente su elegibilidad para el beneficio de empresa.
¿Has cometido un error? Podemos ayudarte
Si has eliminado por error a una persona con una cuenta activa, no te preocupes. Si vuelves a añadir a esa persona a tu lista de elegibilidad con la misma clave de elegibilidad en un plazo de 30 días, nuestro sistema intentará restaurar automáticamente su suscripción y beneficios originales.
Opción A: Eliminar mediante hoja de cálculo (masivo)
- Ve a Empleados Actualizar empleados.
- Selecciona Importar desde una hoja de cálculo.
- Elige Eliminar empleados.
- Descarga la plantilla de la hoja de cálculo, rellénala con los datos de las personas a eliminar y súbela.
- Verificación de seguridad: Dependiendo de cuántas personas estés eliminando, puede que veas un aviso de seguridad (ver Entender las verificaciones de seguridad más abajo).
- Confirma la eliminación.
Opción B: Eliminar de uno en uno
- Ve a la lista principal de Empleados.
- Busca y selecciona a la persona específica.
- Haz clic en Eliminar, lee el aviso de confirmación y confirma.
💡 ¿Qué pasa con el plan de la persona eliminada? Cuando una persona con una cuenta activa es eliminada de la lista y no se vuelve a añadir en 30 días, su plan seguirá activo, pero se le pasará a un nivel de precios diferente.
Proceder con precaución
Esta acción añade y elimina empleados simultáneamente para que la lista coincida exactamente con el archivo que subas. Cualquier persona que NO esté en tu nuevo archivo será eliminada inmediatamente. Esta acción no se puede deshacer.
Cómo reemplazar la lista:
- Ve a Empleados Actualizar empleados.
- Selecciona Importar desde una hoja de cálculo.
💡 Si quieres actualizar todas tus empresas a la vez, selecciona "Todas las empresas" en el menú desplegable superior izquierdo antes de empezar. - Selecciona Reemplazar tu lista actual.
- Marca la casilla de advertencia para continuar.
- Descarga la plantilla de la hoja de cálculo, rellénala con toda tu plantilla activa y súbela.
- Verificación de seguridad: Es muy probable que te encuentres con un paso de verificación de seguridad aquí.
- Revisa el resumen de cambios (Nuevos vs. Eliminados) y confirma.
⚠️ El importe mensual que paga la empresa puede aumentar proporcionalmente al número de empleados en la nueva lista, según se define en tu contrato. Más información sobre cómo pagan las empresas en este artículo.
Estado y solución de problemas
Puedes comprobar si un archivo se ha procesado correctamente yendo al menú Empleados y haciendo clic en Historial de subidas. Para ver quién ha sido eliminado recientemente, haz clic en el filtro Eliminados.
Para proteger tu cuenta, los cambios significativos en tu lista (Eliminaciones o Reemplazos) activan un mecanismo de seguridad:
- Riesgo bajo: Simplemente revisa el resumen y haz clic en confirmar.
- Riesgo moderado: Debes escribir una frase de confirmación específica para continuar.
- Riesgo alto: La actualización se pausa y se envía al equipo de Wellhub para una revisión manual. Recibirás un correo de aprobación o rechazo en breve.