Maintenir votre liste d'employés à jour garantit une facturation précise et que seuls les membres éligibles ont accès aux avantages. Si vous avez les rôles Admin ou Opérations, vous pouvez ajouter, supprimer ou remplacer des employés via le portail Wellhub pour les entreprises.
Meilleures pratiques
Pour éviter des coûts injustifiés, nous vous recommandons de mettre à jour votre liste régulièrement.
- Ajouter des employés : Déclenche un e-mail d'invitation automatique. Apprenez à gérer vos paramètres d'invitation.
- Supprimer des employés : Révoque immédiatement le bénéfice corporate de l'employé.
Choisissez votre méthode de mise à jour
Vous pouvez ajouter des employés par le biais d'un import de fichier en masse ou individuellement.
Option A : Importer via un tableur (Recommandé pour des ajouts multiples)
- Allez dans Employés Mettre à jour les employés.
- Sélectionnez Importer depuis un tableur. (Si vous avez plusieurs entreprises, sélectionnez celle spécifique).
- Choisissez Ajouter des employés.
- Téléchargez le modèle de tableur, remplissez-le avec les données de vos nouvelles recrues et téléchargez le fichier.
- Vérifiez le nombre final et cliquez sur Confirmer et importer.
Option B : Ajoutez-en un à la fois
- Accédez à Employés Mettre à jour les employés.
- Sélectionnez Ajoutez-en un à la fois.
- Remplissez les informations de l'employé et confirmez.
Remarque pour les clients Wellhub+
Si votre entreprise subventionne des plans pour des groupes spécifiques (Wellhub+), vous ne pouvez pas utiliser la méthode "Un à la fois". Vous devez ajouter des employés via Importer depuis un tableur.
La suppression d'un employé révoque immédiatement son éligibilité aux avantages de l'entreprise.
Vous avez fait une erreur ? Nous pouvons vous aider
Si vous avez supprimé par erreur un employé avec un compte actif, ne vous inquiétez pas. Si vous réajoutez l'employé à votre liste d'éligibilité avec la même clé d'éligibilité dans les 30 jours, notre système tentera automatiquement de restaurer son abonnement et ses avantages d'origine.
Option A : Supprimer via tableau (en masse)
- Accédez à Employés Mettre à jour les employés.
- Sélectionnez Importer depuis un tableur.
- Choisissez Supprimer des employés.
- Téléchargez le modèle de tableau, remplissez-le avec les employés à supprimer, puis téléchargez-le.
- Vérification de sécurité : En fonction du nombre de personnes que vous supprimez, vous pourriez voir une invite de sécurité (voir Comprendre les vérifications de sécurité ci-dessous).
- Confirmez la suppression.
Option B : Supprimez un à la fois
- Allez à la liste principale Employés.
- Recherchez et sélectionnez l'employé spécifique.
- Cliquez sur Supprimer, lisez l'invite de confirmation et confirmez.
💡 Que se passe-t-il avec le plan de l'employé ? Lorsqu'un employé avec un compte actif est supprimé de la liste et n'est pas réajouté dans les 30 jours, son plan restera actif, mais il sera déplacé vers un autre niveau de tarification.
Attention : Manipulez avec soin
Cette action ajoute et supprime simultanément des employés pour correspondre exactement au fichier que vous téléchargez. Tout employé NON présent dans votre nouveau fichier sera supprimé immédiatement. Cette action ne peut pas être annulée.
Comment remplacer la liste :
- Accédez à Employés Mettre à jour les employés.
- Sélectionnez Importer depuis un tableur.
💡 Si vous souhaitez mettre à jour toutes vos entreprises simultanément, sélectionnez "Toutes les entreprises" dans le menu déroulant en haut à gauche avant de commencer. - Sélectionnez Remplacer votre liste actuelle.
- Cochez la case d'avertissement pour continuer.
- Téléchargez le modèle de feuille de calcul, remplissez-le avec votre ensemble complet d'employés actifs, et téléchargez-le.
- Vérification de sécurité : Vous rencontrerez probablement une étape de vérification de sécurité ici.
- Examinez le résumé des changements (Nouveaux vs. Supprimés) et confirmez.
⚠️ La somme mensuelle versée par la société peut augmenter proportionnellement au nombre d'employés sur la nouvelle liste, comme défini dans votre contrat. En savoir plus sur la façon dont les entreprises paient dans cet article.
État & Dépannage
Vous pouvez vérifier si un fichier a été traité avec succès en allant dans le menu Employés et en cliquant sur Historique des envois. Pour voir qui a été récemment supprimé, cliquez sur le filtre Supprimé.
Pour protéger votre compte, des modifications significatives apportées à votre liste (Suppressions ou Remplacements) déclenchent un mécanisme de sécurité :
- Risque faible : Il vous suffit de revoir le résumé et de cliquer sur confirmer.
- Risque modéré : Vous devez taper une phrase de confirmation spécifique pour continuer.
- Risque élevé : La mise à jour est suspendue et envoyée à l'équipe Wellhub pour un examen manuel. Vous recevrez bientôt un e-mail d'approbation ou de rejet.