Inviter vos employés est le premier pas vers la création d'une culture du bien-être. Les outils de ce guide rendent le processus d'inscription de votre équipe aussi simple que possible, favorisant ainsi l'adoption et l'engagement envers l'avantage Wellhub.
Note importante
Vous devez posséder les droits d'Administrateur ou d'Opérations pour accéder à ces fonctionnalités.
Comprendre les types d'invitations
Vous pouvez choisir le niveau d'automatisation qui correspond le mieux à votre stratégie :
- Invitations Intelligentes (Recommandé) : Invitez automatiquement les nouveaux employés éligibles et relancez les membres non abonnés tous les 60 jours.
- Invitations de Base : Envoyez uniquement un courriel aux nouveaux employés éligibles au moment de leur ajout.
- Désactiver les invitations : Désactivez toutes les invitations automatiques par courriel.
Comment gérer vos paramètres d'invitation
💡 Si vous gérez un groupe d'entreprises, notez que vous gérez les paramètres de chaque entreprise individuellement. Sélectionnez d'abord l'entreprise spécifique que vous souhaitez gérer depuis le menu déroulant en haut de la page. Il n'existe pas de paramètre unique pour l'ensemble du groupe.
Vous pouvez configurer vos invitations à deux endroits :
1. Depuis le menu principal des Paramètres
- Connectez-vous au portail Wellhub pour entreprises.
- Dans le menu principal, accédez à Paramètres > Communication.
- Sous Inviter vos employés, vous pouvez choisir votre paramètre préféré, personnaliser le nom de l'expéditeur et prévisualiser le courriel.
2. Lors du processus de mise à jour de la liste des employés
- Commencez le processus de téléchargement ou de mise à jour de votre liste d'employés.
- Passez à l'étape finale Revue.
- Ici, vous pouvez examiner et modifier les paramètres d'invitation pour l'entreprise que vous mettez à jour.
Autres outils d'invitation
Un Kick-off est un courriel unique envoyé à l'ensemble de votre liste d'employés éligibles à la date et l'heure spécifiques de votre choix. C'est le moyen idéal d'aligner le lancement de Wellhub sur votre plan de communication interne.
⚠️ Cette fonctionnalité est exclusivement disponible si votre compte est configuré sur Invitations intelligentes.
Comment planifier votre Kick-off depuis le menu Paramètres :
- Connectez-vous au portail Wellhub pour entreprises.
- Dans le menu principal, accédez à Paramètres > Communication.
- Sous Inviter vos employés, cliquez sur Invitations Kick Off.
- Dans la fenêtre contextuelle, choisissez le moment où vous souhaitez envoyer le courriel. Vous pouvez sélectionner notre heure recommandée (notre meilleur créneau d'engagement) ou une date et heure personnalisées adaptées à votre lancement.
- Cliquez sur Confirmer.
Vous verrez votre heure choisie affichée à titre de confirmation. Vous pouvez cliquer sur Modifier pour ajuster l'heure ou Annuler le Kick-off à tout moment avant son envoi.
💡 Vous pouvez également planifier un Kick-off lors de la mise à jour de votre liste d'employés. L'option apparaît à l'étape finale Revue du processus de téléchargement des employés.
Ces outils fournissent un lien unique qui dirige les employés directement vers la page d'inscription de l'entreprise. Vous les trouverez sur votre Page d'accueil ou sous Paramètres > Communication.
Si vous préférez contrôler avec précision qui reçoit un courriel et à quel moment :
- Allez dans le menu Employés.
- Sélectionnez l'employé(e) spécifique que vous souhaitez inviter dans la liste.
- Cliquez sur le bouton Envoyer l'invitation.
Astuce : Résolution des e-mails manquants
Une adresse courriel est requise pour envoyer une invitation. Si le statut d'un employé indique "E-mail manquant", mettez à jour son profil avec une adresse valide avant de l'inviter. Apprenez à mettre à jour votre liste d'employés.