Si tienes el rol de Administrador o Finanzas, puedes disputar las facturas de nómina fácilmente y de forma directa a través del portal Wellhub para empresas. Contestar una factura te permite resolver discrepancias rápidamente y mantener tus registros precisos.
Puedes enviar una contestación para las facturas que muestren los siguientes estados:
- Pendiente
- Pagada
- Parcialmente pagada
- Vencida
💡 Las facturas con estado Abierta o Cancelada permanecen sin cambios; asegúrate de seleccionar solo facturas elegibles para el proceso.
Motivos aceptados para la contestación
Al completar tu hoja de cálculo de contestación, utiliza uno de los códigos específicos a continuación para indicar el motivo de la exclusión:
- 1 - Excede el límite (Pérdida de capacidad): La deducción del empleado supera el límite máximo legalmente permitido para la deducción por nómina (por ejemplo, el 30% del salario).
- 2 - Exempleado (Estado no elegible): El empleado ha dejado la empresa, pero su perfil permanece activo tanto en la lista de elegibilidad como en la factura.
- 3 - Cargo no reconocido (Uso indebido): El empleado no reconoce el cargo del plan (sospecha de fraude o uso por parte de un tercero).
Paso a paso para enviar una contestación:
- Inicia sesión en el portal Wellhub para empresas y dirígete a la sección de Facturación.
- Localiza la factura específica, haz clic en el menú de opciones junto a ella y selecciona Disputar.
- Descarga la plantilla de la hoja de cálculo (.csv o .xlsx).
- Completa el archivo exclusivamente con los datos de los empleados que deseas disputar. Recuerda incluir la clave de elegibilidad y el código del motivo (1, 2 o 3).
- Guarda el archivo (máximo 10 MB) y súbelo al portal.
- Haz clic en Enviar disputa.
¿Cómo rastrear el análisis?
Te enviaremos una respuesta por correo electrónico en un plazo de 2 a 3 días hábiles. También puedes monitorear el estado directamente en el portal en Facturación > Disputas de nómina.
Posibles estados de la contestación:
- En revisión: Nuestro equipo está evaluando tu archivo.
- Resuelto: Aprobamos tu solicitud. El sistema ha calculado el nuevo monto y tu factura actualizada está lista para descargar.
- Rechazado: Necesitamos que corrijas inconsistencias en los datos o cumplas con requisitos específicos para poder aprobar la contestación.
- Error de archivo: Identificamos problemas de formato o datos en la hoja de cálculo subida.
💡 ¿Qué hacer si el archivo muestra un error?
Si el estado indica Error de archivo, simplemente haz clic en Descargar informe de error para identificar exactamente qué filas y celdas requieren ajustes. ¡Corrige los datos necesarios y sube la hoja de cálculo nuevamente!