Wenn du deine Mitarbeiterliste aktuell hältst, stellst du eine korrekte Abrechnung sicher und gewährleistest, dass nur bezugsberechtigte Mitglieder Zugriff auf die Benefits haben. Wenn du die Rolle Admin oder Operations hast, kannst du über das „Wellhub for Companies“-Portal Mitarbeitende hinzufügen, entfernen oder ersetzen.
Best Practices
Um unnötige Kosten zu vermeiden, empfehlen wir, deine Liste regelmäßig zu aktualisieren.
- Mitarbeitende hinzufügen: Löst eine automatische Einladungs-E-Mail aus. Erfahre, wie du deine Einladungseinstellungen verwaltest.
- Mitarbeitende entfernen: Das Entfernen von Mitarbeitenden entzieht ihnen sofort den Unternehmens-Benefit.
Wähle deine Aktualisierungsmethode
Du kannst Mitarbeitende über einen Massen-Upload per Tabelle oder einzeln hinzufügen.
Option A: Import per Tabelle (empfohlen für mehrere Ergänzungen)
- Gehe zu Mitarbeitende Mitarbeitende aktualisieren.
- Wähle Aus einer Tabelle importieren. (Wenn du mehrere Unternehmen hast, wähle das entsprechende aus).
- Wähle Mitarbeitende hinzufügen.
- Lade die Tabellenvorlage herunter, fülle sie mit den Daten deiner neuen Mitarbeitenden und lade die Datei hoch.
- Überprüfe die endgültige Anzahl und klicke auf Bestätigen und importieren.
Option B: Einzeln hinzufügen
- Gehe zu Mitarbeitende Mitarbeitende aktualisieren.
- Wähle Einzeln hinzufügen.
- Fülle die Informationen der Person aus und bestätige.
Hinweis für Wellhub+-Kunden
Wenn dein Unternehmen Pläne für bestimmte Gruppen subventioniert (Wellhub+), kannst du die Methode „Einzeln hinzufügen“ nicht verwenden. Du musst Mitarbeitende über den Import aus einer Tabelle hinzufügen.
Das Entfernen einer Person entzieht ihr sofort die Berechtigung für den Unternehmens-Benefit.
Versehentlich jemanden entfernt? Wir können helfen
Keine Sorge, falls du versehentlich eine Person mit einem aktiven Konto entfernt hast. Wenn du die Person innerhalb von 30 Tagen mit demselben Berechtigungsschlüssel wieder zu deiner Liste hinzufügst, versucht unser System automatisch, ihren ursprünglichen Plan und ihre Benefits wiederherzustellen.
Option A: Per Tabelle entfernen (Massenentfernung)
- Gehe zu Mitarbeitende Mitarbeitende aktualisieren.
- Wähle Aus einer Tabelle importieren.
- Wähle Mitarbeitende entfernen.
- Lade die Tabellenvorlage herunter, fülle sie mit den zu entfernenden Mitarbeitenden und lade sie hoch.
- Sicherheitsprüfung: Je nachdem, wie viele Personen du entfernst, wird möglicherweise eine Sicherheitsabfrage angezeigt (siehe Sicherheitsprüfungen verstehen unten).
- Bestätige die Entfernung.
Option B: Einzeln entfernen
- Gehe zur Hauptliste der Mitarbeitenden.
- Suche und wähle die entsprechende Person aus.
- Klicke auf Entfernen, lies die Bestätigungsaufforderung und bestätige.
💡 Was passiert mit dem Plan der Person? Wenn eine Person mit einem aktiven Konto von der Liste entfernt und nicht innerhalb von 30 Tagen wieder hinzugefügt wird, bleibt ihr Plan aktiv, aber sie wird in eine andere Preisstufe verschoben.
Vorsicht
Diese Aktion fügt Mitarbeitende hinzu und entfernt sie gleichzeitig, um genau der von dir hochgeladenen Datei zu entsprechen. Jede Person, die NICHT in deiner neuen Datei aufgeführt ist, wird sofort entfernt. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
So ersetzt du die Liste:
- Gehe zu Mitarbeitende Mitarbeitende aktualisieren.
- Wähle Aus einer Tabelle importieren.
💡 Wenn du alle deine Unternehmen gleichzeitig aktualisieren möchtest, wähle vor dem Start im Dropdown-Menü oben links "Alle Unternehmen" aus. - Wähle Deine aktuelle Liste ersetzen.
- Aktiviere das Warnhinweis-Kontrollkästchen, um fortzufahren.
- Lade die Tabellenvorlage herunter, fülle sie mit deiner gesamten aktiven Belegschaft und lade sie hoch.
- Sicherheitsprüfung: Hier wirst du wahrscheinlich auf einen Sicherheitsüberprüfungsschritt stoßen.
- Überprüfe die Zusammenfassung der Änderungen (Neu vs. Entfernt) und bestätige.
⚠️ Der monatliche Betrag, den das Unternehmen zahlt, kann sich proportional zur Anzahl der Mitarbeitenden auf der neuen Liste erhöhen, wie in deinem Vertrag festgelegt. Erfahre in diesem Artikel mehr darüber, wie Unternehmen bezahlen.
Status & Fehlerbehebung
Du kannst überprüfen, ob eine Datei erfolgreich verarbeitet wurde, indem du zum Menü Mitarbeitende gehst und auf Upload-Verlauf klickst. Um zu sehen, wer kürzlich entfernt wurde, klicke auf den Filter Entfernt.
Um dein Konto zu schützen, lösen erhebliche Änderungen an deiner Liste (Entfernungen oder Ersetzungen) einen Sicherheitsmechanismus aus:
- Geringes Risiko: Überprüfe einfach die Zusammenfassung und klicke auf „Bestätigen“.
- Mittleres Risiko: Du musst einen bestimmten Bestätigungssatz eingeben, um fortzufahren.
- Hohes Risiko: Die Aktualisierung wird angehalten und zur manuellen Überprüfung an das Wellhub-Team gesendet. Du erhältst in Kürze eine E-Mail mit der Genehmigung oder Ablehnung.