Check-ins moeten handmatig worden gevalideerd via het Partner Portal of automatisch via je geïntegreerde beheersysteem. Een check-in met terugwerkende kracht kan alleen als uitzondering worden aangevraagd als een probleem of instabiliteit een normale validatie verhinderde.
💡 Controleer altijd of de bezoeker heeft ingecheckt in de Wellhub-app voordat je deze toegang verleent tot je locatie.
Je moet een check-in met terugwerkende kracht aanvragen via het Partner Portal. Deze wordt alleen gevalideerd als de bezoeker heeft geprobeerd in te checken, maar werd verhinderd door een van de volgende fouten:
- Onjuiste locatie in de app: Het adres van je locatie is verouderd voor de bezoeker.
- Gps-storing: De bezoeker was op je locatie, maar de app herkende de gps niet.
- Fout in het beheersysteem (CMS): Je geïntegreerde systeem is uitgevallen en heeft de check-in niet automatisch gevalideerd.
- Validatieperiode verlopen: De bezoeker heeft geprobeerd in te checken, maar dit is niet op tijd gevalideerd.
- Verbindingsproblemen: Je locatie had geen internetverbinding, waardoor validatie niet mogelijk was.
- Wellhub-instabiliteit: Onze app of het Partner Portal lag plat op het moment van validatie.
Volg deze stappen om een aanvraag in te dienen:
- Ga naar https://partners.gympass.com/new/checkins/retroactive.
- Selecteer je locatie en het gebruikte product of de gebruikte activiteit.
- Vul de vereiste informatie in, waaronder de Wellhub-ID van de bezoeker en de datum en het tijdstip van het bezoek.
- Selecteer de reden waarom de check-in niet is gevalideerd.
- Bevestig en klik op Verzenden.
Nadat je de aanvraag hebt ingediend, ontvang je meteen een reactie waarin staat of deze is goedgekeurd of afgewezen. Goedgekeurde check-ins verschijnen binnen 24 uur in je check-inrapportage met het label "Retro".
📌 De uiterste datum om een check-in met terugwerkende kracht aan te vragen is de 2e van de volgende maand. Voor een check-in in augustus heb je bijvoorbeeld tot 2 september de tijd om de aanvraag in te dienen.
Belangrijk
Als je meerdere pogingen doet om een aanvraag voor een check-in met terugwerkende kracht in te dienen met onjuiste informatie (bijv. de Wellhub-ID van de bezoeker), wordt deze functie tijdelijk geblokkeerd. Aanvragen met terugwerkende kracht die als onrechtmatig of frauduleus worden geïdentificeerd, kunnen zonder voorafgaande kennisgeving leiden tot verdere blokkades.
💡 Wil je je teamleden de mogelijkheid geven om check-ins met terugwerkende kracht aan te vragen zonder ze toegang te geven tot gevoelige informatie? Ontdek hier hoe je de juiste machtiging toewijst.
Een aanvraag voor een check-in met terugwerkende kracht kan worden afgewezen als:
- De bezoeker al een geverifieerde check-in heeft voor die dag.
- Het abonnement van de bezoeker niet actief was of geen toegang gaf tot de aangevraagde activiteit op de datum van het bezoek.
- Er al een aanvraag voor hetzelfde bezoek is ingediend.
- De locatie van de sportschool of studio niet langer geactiveerd is.
💡 Problemen met het apparaat van de bezoeker (bijv. telefoonproblemen, geen internetverbinding) komen niet in aanmerking voor een check-in met terugwerkende kracht door de partner. In deze gevallen moeten de bezoekers zelf contact opnemen met onze support voor Wellhub-gebruikers voor hulp.
De Wellhub-ID is een 13-cijferige code in het profiel van de bezoeker in de app. Als de bezoeker al eerder op je locatie heeft ingecheckt, kun je de ID vinden in het gedetailleerde check-inrapport in het Partner Portal.