Wenn Sie die Rolle Admin oder Finanzen haben, können Sie Lohnabrechnungen nahtlos direkt über das Portal Wellhub für Unternehmen reklamieren. Das Anfechten einer Rechnung ermöglicht es Ihnen, Unstimmigkeiten schnell zu klären und Ihre Unterlagen korrekt zu halten.
Sie können eine Reklamation für Rechnungen mit den folgenden Status einreichen:
- Ausstehend
- Bezahlt
- Teilweise bezahlt
- Überfällig
💡 Rechnungen mit dem Status Offen oder Storniert bleiben unverändert; bitte stellen Sie sicher, dass Sie nur berechtigte Rechnungen auswählen.
Akzeptierte Gründe für eine Reklamation
Wenn Sie Ihre Reklamationstabelle ausfüllen, verwenden Sie bitte einen der unten stehenden spezifischen Codes, um den Grund für den Ausschluss anzugeben:
- 1 - Limit überschritten (Kapazitätsverlust): Der Abzug des Mitarbeitenden überschreitet das gesetzlich zulässige Höchstlimit für Lohnabzüge (z. B. 30 % des Gehalts).
- 2 - Ehemalige Mitarbeitende (Nicht berechtigter Status): Die Person hat das Unternehmen verlassen, aber ihr Profil bleibt sowohl auf der Berechtigungsliste als auch auf der Rechnung aktiv.
- 3 - Unerkannte Gebühr (Unsachgemäße Nutzung): Der Mitarbeitende erkennt die Plangebühr nicht an (Verdacht auf Betrug oder Nutzung durch Dritte).
Schritt-für-Schritt zur Einreichung einer Reklamation:
- Melden Sie sich im Portal Wellhub für Unternehmen an und navigieren Sie zum Bereich Abrechnung.
- Suchen Sie die spezifische Rechnung, klicken Sie auf das Optionsmenü daneben und wählen Sie Reklamieren.
- Laden Sie die Tabellenvorlage herunter (.csv oder .xlsx).
- Füllen Sie die Datei ausschließlich mit den Daten der Mitarbeitenden aus, die Sie reklamieren möchten. Denken Sie daran, den Berechtigungsschlüssel und den Grundcode (1, 2 oder 3) anzugeben.
- Speichern Sie die Datei (maximal 10 MB) und laden Sie sie im Portal hoch.
- Klicken Sie auf Reklamation einreichen.
Wie verfolge ich die Analyse?
Wir senden Ihnen innerhalb von 2-3 Werktagen eine Antwort per E-Mail. Sie können den Status auch direkt im Portal unter Abrechnung > Lohnreklamationen überwachen.
Mögliche Status der Reklamation:
- Wird überprüft: Unser Team wertet Ihre Datei derzeit aus.
- Gelöst: Wir haben Ihre Anfrage genehmigt. Das System hat den neuen Betrag berechnet, und Ihre aktualisierte Rechnung steht zum Download bereit.
- Abgelehnt: Wir benötigen Ihre Anpassung bei Dateninkonsistenzen oder unerfüllten Anforderungen, bevor wir die Reklamation genehmigen können.
- Dateifehler: Wir haben Formatierungs- oder Datenprobleme in der hochgeladenen Tabelle festgestellt.
💡 Was tun, wenn die Datei einen Fehler anzeigt?
Wenn der Status Dateifehler anzeigt, klicken Sie einfach auf Fehlerbericht herunterladen, um genau festzustellen, welche Zeilen und Zellen angepasst werden müssen. Korrigieren Sie die notwendigen Daten und laden Sie die Tabelle erneut hoch!