Deine Mitarbeitenden einzuladen ist der erste Schritt, um eine Kultur des Wohlbefindens aufzubauen. Die Tools in diesem Leitfaden sollen den Anmeldeprozess für dein Team so einfach wie möglich gestalten – der beste Weg, um die Akzeptanz und das Engagement für den Wellhub-Benefit zu steigern.
Wichtiger Hinweis
Du musst über Admin- oder Operations-Berechtigungen verfügen, um auf diese Funktionen zugreifen zu können.
Die verschiedenen Einladungsarten
Du kannst den Automatisierungsgrad wählen, der am besten zu deiner Strategie passt:
- Smarte Einladungen (Empfohlen): Lädt neue bezugsberechtigte Mitarbeitende automatisch ein und sendet alle 60 Tage eine erneute Einladung an nicht angemeldete Mitglieder.
- Basis-Einladungen: Sendet nur dann eine E-Mail an neue bezugsberechtigte Mitarbeitende, wenn sie hinzugefügt werden.
- Einladungen deaktivieren: Deaktiviert alle automatischen E-Mail-Einladungen.
So verwaltest du deine Einladungseinstellungen
💡 Wenn du eine Unternehmensgruppe verwaltest, beachte bitte, dass die Einstellungen für jedes Unternehmen einzeln verwaltet werden. Es gibt keine zentrale Einstellung für die gesamte Gruppe. Wähle zuerst das Unternehmen, das du verwalten möchtest, aus dem Dropdown-Menü oben auf der Seite aus.
Du kannst deine Einladungen an zwei Stellen konfigurieren:
Über das Hauptmenü Einstellungen
- Melde dich im „Wellhub for Companies“-Portal an.
- Gehe im Hauptmenü zu Einstellungen > Kommunikation.
- Unter Lade deine Mitarbeitenden ein kannst du deine bevorzugte Einstellung wählen, den Absendernamen anpassen und die E-Mail in der Vorschau ansehen.
Während der Aktualisierung der Mitarbeiterliste
- Beginne den Prozess zum Hochladen oder Aktualisieren der Liste deiner Mitarbeitenden.
- Gehe weiter zum letzten Schritt Überprüfen.
- Hier kannst du die Einladungseinstellungen für das Unternehmen, das du gerade aktualisierst, überprüfen und ändern.
Weitere Einladungs-Tools
Ein „Kick-off“ ist eine einmalige E-Mail, die zu einem von dir gewählten Datum und einer von dir gewählten Uhrzeit an deine gesamte Liste bezugsberechtigter Mitarbeitenden gesendet wird. Das ist die perfekte Möglichkeit, deinen Wellhub-Launch mit deinem internen Kommunikationsplan abzustimmen.
⚠️ Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn dein Konto auf Smart Invites eingestellt ist.
So planst du deinen Kick-off über das Menü „Einstellungen“:
- Melde dich im „Wellhub for Companies“-Portal an.
- Gehe im Hauptmenü zu Einstellungen > Kommunikation.
- Klicke unter Lade deine Mitarbeitenden ein auf Kick Off Invites.
- Wähle im Pop-up-Fenster aus, wann die E-Mail gesendet werden soll. Du kannst unsere empfohlene Zeit (unser Zeitfenster mit der höchsten Interaktion) oder ein benutzerdefiniertes Datum und eine Uhrzeit auswählen, die zu deinem Launch passen.
- Klicke auf Bestätigen.
Die von dir gewählte Zeit wird dir zur Bestätigung angezeigt. Du kannst jederzeit vor dem Versand auf Bearbeiten klicken, um die Zeit anzupassen, oder den Kick-off über Abbrechen stornieren.
💡 Du kannst auch eine „Kick-off“-Kampagne planen, wenn du deine Mitarbeitendenliste aktualisierst. Die Option erscheint im letzten Schritt „Überprüfung“ des Upload-Prozesses für Mitarbeitende.
Diese Tools bieten einen einzigartigen Link, der Mitarbeitende direkt zur Anmeldeseite deines Unternehmens führt. Du findest sie auf deiner Startseite oder unter Einstellungen Kommunikation.
Wenn du genau steuern möchtest, wer wann eine E-Mail erhält:
- Gehe zum Menü Mitarbeitende.
- Wähle die betreffenden Mitarbeitenden, die du einladen möchtest, aus der Liste aus.
- Klicke auf den Button Einladung senden.
Fehlerbehebung bei fehlenden E-Mails
Eine E-Mail-Adresse ist erforderlich, um eine Einladung zu senden. Wenn der Status eines Mitarbeitenden „Fehlende E-Mail-Adresse“ lautet, musst du das Profil mit einer gültigen Adresse aktualisieren, bevor du die Person einladen kannst. Erfahre, wie du die Liste deiner Mitarbeitenden aktualisierst.