Wenn Sie Ihre Mitarbeiterliste aktuell halten, stellen Sie eine korrekte Abrechnung sicher und gewährleisten, dass nur bezugsberechtigte Mitglieder Zugriff auf die Benefits haben. Wenn Sie die Rolle Admin oder Operations haben, können Sie über das „Wellhub for Companies“-Portal Mitarbeitende hinzufügen, entfernen oder ersetzen.
💡 Best Practices
Um unnötige Kosten zu vermeiden, empfehlen wir, Ihre Liste regelmäßig zu aktualisieren.
- Mitarbeitende hinzufügen: Löst eine automatische Einladungs-E-Mail aus. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Einladungseinstellungen verwalten.
- Mitarbeitende entfernen: Das Entfernen von Mitarbeitenden entzieht ihnen sofort den Unternehmens-Benefit.
Wählen Sie Ihre Aktualisierungsmethode
Sie können Mitarbeitende über einen Massen-Upload per Tabelle oder einzeln hinzufügen.
Option A: Import per Tabelle (empfohlen für mehrere Ergänzungen)
- Gehen Sie zu Mitarbeitende > Mitarbeitende aktualisieren.
- Wählen Sie Aus einer Tabelle importieren. (Wenn Sie mehrere Unternehmen haben, wählen Sie das entsprechende aus).
- Wählen Sie Mitarbeitende hinzufügen.
- Laden Sie die Tabellenvorlage herunter, füllen Sie sie mit den Daten Ihrer neuen Mitarbeitenden und laden Sie die Datei hoch.
- Überprüfen Sie die endgültige Anzahl und klicken Sie auf Bestätigen und importieren.
Option B: Einzeln hinzufügen
- Gehen Sie zu Mitarbeitende > Mitarbeitende aktualisieren.
- Wählen Sie Einzeln hinzufügen.
- Füllen Sie die Informationen der Person aus und bestätigen Sie.
⚠️ Hinweis für Wellhub+-Kunden
Wenn Ihr Unternehmen Pläne für bestimmte Gruppen subventioniert (Wellhub+), können Sie die Methode „Einzeln hinzufügen“ nicht verwenden. Sie müssen Mitarbeitende über den Import aus einer Tabelle hinzufügen.
Das Entfernen einer Person entzieht ihr sofort die Berechtigung für den Unternehmens-Benefit.
💡 Versehentlich jemanden entfernt? Wir können helfen
Keine Sorge, falls Sie versehentlich eine Person mit einem aktiven Konto entfernt haben. Wenn Sie die Person innerhalb von 30 Tagen mit demselben Berechtigungsschlüssel wieder zu Ihrer Liste hinzufügen, versucht unser System automatisch, ihren ursprünglichen Plan und ihre Benefits wiederherzustellen.
Option A: Per Tabelle entfernen (Massenentfernung)
- Gehen Sie zu Mitarbeitende > Mitarbeitende aktualisieren.
- Wählen Sie Aus einer Tabelle importieren.
- Wählen Sie Mitarbeitende entfernen.
- Laden Sie die Tabellenvorlage herunter, füllen Sie sie mit den zu entfernenden Mitarbeitenden und laden Sie sie hoch.
- Sicherheitsprüfung: Je nachdem, wie viele Personen Sie entfernen, wird möglicherweise eine Sicherheitsabfrage angezeigt (siehe Sicherheitsprüfungen verstehen unten).
- Bestätigen Sie die Entfernung.
Option B: Einzeln entfernen
- Gehen Sie zur Hauptliste der Mitarbeitenden.
- Suchen und wählen Sie die entsprechende Person aus.
- Klicken Sie auf Entfernen, lesen Sie die Bestätigungsaufforderung und bestätigen Sie.
💡 Was passiert mit dem Plan der Person? Wenn eine Person mit einem aktiven Konto von der Liste entfernt und nicht innerhalb von 30 Tagen wieder hinzugefügt wird, bleibt ihr Plan aktiv, aber sie wird in eine andere Preisstufe verschoben.
⚠️ Vorsicht
Diese Aktion fügt Mitarbeitende hinzu und entfernt sie gleichzeitig, um genau der von Ihnen hochgeladenen Datei zu entsprechen. Jede Person, die NICHT in Ihrer neuen Datei aufgeführt ist, wird sofort entfernt. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
So ersetzen Sie die Liste:
- Gehen Sie zu Mitarbeitende > Mitarbeitende aktualisieren.
- Wählen Sie Aus einer Tabelle importieren.
💡 Tipp: Wenn Sie alle Ihre Unternehmen gleichzeitig aktualisieren möchten, wählen Sie vor dem Start im Dropdown-Menü oben links "Alle Unternehmen" aus. - Wählen Sie Ihre aktuelle Liste ersetzen.
- Aktivieren Sie das Warnhinweis-Kontrollkästchen, um fortzufahren.
- Laden Sie die Tabellenvorlage herunter, füllen Sie sie mit Ihrer gesamten aktiven Belegschaft und laden Sie sie hoch.
- Sicherheitsprüfung: Hier werden Sie wahrscheinlich auf einen Sicherheitsüberprüfungsschritt stoßen.
- Überprüfen Sie die Zusammenfassung der Änderungen (Neu vs. Entfernt) und bestätigen Sie.
⚠️ Der monatliche Betrag, den das Unternehmen zahlt, kann sich proportional zur Anzahl der Mitarbeitenden auf der neuen Liste erhöhen, wie in Ihrem Vertrag festgelegt. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr darüber, wie Unternehmen bezahlen.
Status & Fehlerbehebung
Sie können überprüfen, ob eine Datei erfolgreich verarbeitet wurde, indem Sie zum Menü Mitarbeitende gehen und auf Upload-Verlauf klicken. Um zu sehen, wer kürzlich entfernt wurde, klicken Sie auf den Filter Entfernt.
Um Ihr Konto zu schützen, lösen erhebliche Änderungen an Ihrer Liste (Entfernungen oder Ersetzungen) einen Sicherheitsmechanismus aus:
- Geringes Risiko: Überprüfen Sie einfach die Zusammenfassung und klicken Sie auf „Bestätigen“.
- Mittleres Risiko: Sie müssen einen bestimmten Bestätigungssatz eingeben, um fortzufahren.
- Hohes Risiko: Die Aktualisierung wird angehalten und zur manuellen Überprüfung an das Wellhub-Team gesendet. Sie erhalten in Kürze eine E-Mail mit der Genehmigung oder Ablehnung.