Si vous avez le rôle d'Administrateur ou de Finances, vous pouvez contester les factures de paie facilement et directement depuis le portail Wellhub pour les entreprises. Contester une facture vous permet de résoudre rapidement les écarts et de garder vos dossiers à jour.
Vous pouvez soumettre une contestation pour les factures affichant les statuts suivants:
- En attente
- Payée
- Partiellement payée
- En retard
💡 Les factures avec un statut Ouverte ou Annulée restent inchangées ; assurez-vous de sélectionner uniquement les factures éligibles.
Motifs de contestation acceptés
Lors du remplissage de votre feuille de calcul de contestation, veuillez utiliser l'un des codes spécifiques ci-dessous pour indiquer le motif de l'exclusion :
- 1 - Dépasse la limite (Perte de capacité) : La déduction de l'employé dépasse la limite maximale légalement autorisée pour la retenue sur le salaire (par exemple, 30 % du salaire).
- 2 - Ancien employé (Statut inéligible) : L'employé a quitté l'entreprise, mais son profil reste actif à la fois sur la liste d'éligibilité et sur la facture.
- 3 - Frais non reconnus (Utilisation inappropriée) : L'employé ne reconnaît pas les frais du forfait (suspicion de fraude ou utilisation par un tiers).
Étape par étape pour soumettre une contestation :
- Connectez-vous au portail Wellhub pour les entreprises et accédez à la section Facturation.
- Repérez la facture spécifique, cliquez sur le menu d'options à côté et sélectionnez Contester.
- Téléchargez le modèle de feuille de calcul (.csv ou .xlsx).
- Remplissez le fichier exclusivement avec les données des employés que vous souhaitez contester. N'oubliez pas d'inclure la clé d'éligibilité et le code du motif (1, 2 ou 3).
- Enregistrez le fichier (maximum 10 Mo) et téléversez-le sur le portail.
- Cliquez sur Soumettre la contestation.
Comment suivre l'analyse ?
Nous vous enverrons une réponse par courriel dans un délai de 2 à 3 jours ouvrables. Vous pouvez également suivre le statut directement dans le portail sous Facturation > Contestations de paie.
Statuts de contestation possibles :
- En cours d'examen : Notre équipe évalue actuellement votre fichier.
- Résolu : Nous avons approuvé votre demande. Le système a calculé le nouveau montant, et votre facture mise à jour est prête à être téléchargée.
- Refusé : Nous avons besoin que vous corrigiez des incohérences de données ou que vous répondiez à des exigences spécifiques pour pouvoir approuver la contestation.
- Erreur de fichier : Nous avons identifié des problèmes de formatage ou de données dans la feuille de calcul téléversée.
💡 Que faire si le fichier indique une erreur ?
Si le statut indique Erreur de fichier, cliquez simplement sur Télécharger le rapport d'erreur pour identifier exactement quelles lignes et cellules nécessitent un ajustement. Corrigez les données nécessaires et téléversez la feuille de calcul à nouveau !