Check-ins werden entweder manuell über das Partner-Portal oder automatisch über dein integriertes Managementsystem validiert. Ein nachträglicher Check-in kann nur in Ausnahmefällen beantragt werden, wenn aufgrund eines technischen Problem oder einer Instabilität die Standardvalidierung nicht möglich war.
💡 Vergewissere dich immer, dass die Besucher:innen in der Wellhub-App eingecheckt haben, bevor du ihnen Zugang zu deinem Standort gewährst.
Nachträgliche Check-ins müssen über das Partner-Portal beantragt werden. Sie werden nur validiert, wenn die Besucher:innen versucht haben einzuchecken, dies aber aufgrund eines der folgenden Fehler nicht möglich war:
- Falscher Standort in der App: Die Adresse deines Standorts in der App ist veraltet.
- GPS-Fehler: Die Besucher:innen waren zwar an deinem Standort, aber die App hat ihr GPS-Signal nicht richtig erkannt.
- Fehler des Managementsystems (CMS): Es ist ein Fehler in deinem integrierten System aufgetreten und der Check-in wurde nicht automatisch validiert.
- Abgelaufener Validierungszeitraum: Die Besucher:innen haben eingecheckt, aber der Check-in wurde nicht rechtzeitig bestätigt.
- Verbindungsprobleme: Dein Standort hatte keine Internetverbindung, sodass die Validierung nicht möglich war.
- Instabilität von Wellhub: Unsere App oder das Partner-Portal waren zum Zeitpunkt der Validierung nicht verfügbar.
Um die nachträgliche Validierung von Check-ins zu beantragen, befolge diese Schritte:
- Gehe zu https://partners.gympass.com/new/checkins/retroactive.
- Wähle deinen Standort und das genutzte Produkt oder die Aktivität aus.
- Fülle die erforderlichen Felder aus, einschließlich der Wellhub-ID des bzw. der Besucher:in sowie das Datum und die Uhrzeit des Besuchs.
- Wähle den Grund aus, warum der Check-in nicht validiert wurde.
- Bestätige und klicke auf Senden.
Nachdem du die Anfrage eingereicht hast, erhältst du umgehend eine Rückmeldung, ob der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde. Genehmigte Check-ins erscheinen innerhalb von 24 Stunden in deinem Check-in-Bericht mit dem Tag „Retro“.
📌 Die Frist für die nachträgliche Validierung eines Check-ins ist der 2. des Folgemonats. Wenn der Check-in zum Beispiel im August stattfand, habt ihr bis zum 2. September Zeit, die Anfrage einzureichen.
Wichtig
Wenn du mehrmals versuchst, eine Anfrage für nachträgliche Check-ins mit falschen Informationen (z. B. der Wellhub-ID des Besuchers) zu stellen, wird diese Funktion vorübergehend gesperrt. Rückwirkende Anfragen, die als illegitim oder betrügerisch eingestuft werden, können ohne Vorankündigung zu weiteren Sperrungen führen.
💡 Möchten Sie Ihrem Team erlauben, rückwirkende check-ins zu beantragen, ohne Zugriff auf sensible Informationen zu gewähren? Erfahren Sie hier, wie Sie die entsprechende Berechtigung zuweisen.
Ein Antrag auf nachträgliche Validierung eines Check-ins kann in folgenden Fällen abgelehnt werden:
- Der Besucher hat für diesen Tag bereits einen validierten Check-in.
- Das Paket des Besuchers war zum Zeitpunkt des Besuchs nicht aktiv oder gewährte keinen Zugriff auf die angeforderte Aktivität.
- Es wurde bereits ein Antrag für denselben Besuch gestellt.
- Der Standort des Fitnessstudios ist nicht mehr aktiv.
💡 Für Probleme mit dem Endgerät des Besuchers (z. B. technische Probleme mit dem Handy, fehlende Internetverbindung) können keine Anträge auf nachträgliche Check-in-Validierungen gestellt werden. In diesen Fällen müssen sich die Besucher:innen an unseren Support für Wellhub-Nutzer:innen wenden.
Die Wellhub-ID ist ein 13-stelliger Code, der im Profil des Besuchers in der App aufgeführt ist. Wenn der Besucher zuvor bei dir eingecheckt hat, kannst du seine ID im Bereich Check-in-Details im Partner-Portal finden.