Pour mettre à jour la liste des employés de l’entreprise, l’administrateur de Wellhub for Companies doit suivre les étapes selon l’action qu’il souhaite effectuer :
- Connectez-vous à Wellhub for Companies.
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Employees (Employés) et puis sur Update employees (Mettre à jour les employés) dans le coin supérieur droit de la page.
- Sélectionnez une ou plusieurs entreprises pour mettre à jour la liste, s’il y en a plus d’une dans le même contrat.
- Cliquez sur Import from a spreadsheet (Importer à partir d’une feuille de calcul) et puis sur Add employees (Ajouter des employés).
- Lisez les renseignements sur la façon de remplir les champs obligatoires dans le fichier et Continue (Continuer).
- Téléversez le fichier et cliquez sur Continue (Continuer).
- Vérifiez le nombre final d’employés affichés sur la page et cliquez sur Confirm and import (Confirmer et importer).
💡 Pour ajouter des employés individuellement, dans le menu Employees (Employés), cliquez sur Update employees (Mettre à jour les employés), sélectionnez Add one at a time (Ajouter un à la fois), remplissez leur courriel et confirmez.
Remarque importante
Si l’entreprise dispose de l’option Wellhub+ et subventionne les plans pour un groupe particulier d’employés, il ne sera pas possible de les ajouter individuellement. Dans ce cas, il est nécessaire de les ajouter en les important à partir d’une feuille de calcul.
- Connectez-vous à Wellhub for Companies.
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Employees (Employés) et puis sur Update employees (Mettre à jour les employés) dans le coin supérieur droit de la page.
- Sélectionnez une ou plusieurs entreprises pour mettre à jour la liste, s’il y en a plus d’une dans le même contrat de Wellhub.
- Cliquez sur Import from a spreadsheet (Importer à partir d’une feuille de calcul) et puis sur Remove employees (Supprimer les employés).
- Lisez les renseignements sur la façon de remplir les champs obligatoires dans le fichier et Continue (Continuer).
- Téléversez le fichier et cliquez sur Continue (Continuer).
- Portez attention au nombre final d’employés affichés sur la page et puis cochez la case avec l’avertissement concernant la suppression.
- Cliquez sur Confirm and import (Confirmer et importer).
💡 Pour supprimer individuellement des employés de la liste, dans le menu Employees (Employés), sélectionnez l’employé que vous souhaitez supprimer et cliquez sur Remove employee (Supprimer l’employé).
🚨 Soyez prudent en utilisant cette méthode, car elle supprime et ajoute simultanément des employés. Cela signifie que les employés qui ne sont pas sur la nouvelle liste recevront un avertissement au sujet de la perte de leur admissibilité immédiatement après son envoi. Cette action ne peut pas être annulée.
Pour remplacer la liste, suivez les étapes suivantes :
- Connectez-vous à Wellhub for Companies.
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Employees (Employés) et puis sur Update employees (Mettre à jour les employés) dans le coin supérieur droit de la page.
- Sélectionnez une ou plusieurs entreprises pour mettre à jour la liste, s’il y en a plus d’une dans le même contrat de Wellhub.
- Cliquez sur Import from a spreadsheet (Importer à partir d’une feuille de calcul) et puis sur Replace your current list (Remplacer votre liste actuelle).
- Lisez attentivement l’avertissement, cochez la case et cliquez sur Continue (Continuer).
- Lisez les renseignements sur la façon de remplir les champs obligatoires dans le fichier et Continue (Continuer).
- Téléversez le fichier et cliquez sur Continue (Continuer).
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Cochez tous les employés ajoutés et supprimés en cliquant sur Employees to be added (Employés à ajouter) et Employees to be removed (Employés à supprimer), et puis sur Show employees (Afficher les employés).
💡 Les entreprises qui ont plus d’un numéro d’identification fiscale dans le même contrat de Wellhub ne pourront voir que le nombre final d’employés. - Si tous les renseignements sont exacts, cliquez sur Confirm and import (Confirmer et importer).
📌 Il est possible que le montant mensuel que l’entreprise doit payer augmente de manière proportionnelle au nombre d’employés sur la liste, selon le contrat. Pour en savoir plus, consultez cet article.
Conseil
Il est important de maintenir la liste des employés admissibles toujours à jour, car tous les membres de la liste seront toujours considérés comme des membres actifs, même s’ils ne travaillent plus dans l’entreprise.